DSGVO Datenschutzbestimmungen, Richtlinie zu Datenschutz & Cookies

Als Teil unserer Verpflichtungen als ein Unternehmen, ob nun formell unter einem Vertrag oder außerhalb, möchten wir Sie über die verschiedenen Arten von persönlichen Daten informieren, die wir von Ihnen sammeln, einschließlich der Nature und dem Zweck des Sammelns, den Grundsätzen unter welchen diese überprüft werden und den Schritten, die wir bezüglich Ihrer Daten nehmen.

1. Unsere Verpflichtungen

Die allgemeine Datenschutzverordnung schreibt unsere Verpflichtungen gegenüber Ihnen und Ihrer Daten in einem Gesetz fest. Ecotile Flooring Ltd verpflichtet sich zu diesen Rechten, einschließlich unserer professionellen und legalen Pflichten. Wir haben aus diesem Grund eine Kontaktstelle aufgebaut, die sich um alle Anfragen bezüglich des Datenschutzes kümmert: [email protected]

1a ) Wir halten ein DSGVO Risikoregister, welches den Typ von persönlichen Daten erkennt und uns dabei hilft, die Daten zu evaluieren, einschließlich der Risiken eines Sicherheitseinbruchs, eine Beschreibung des Zwecks des Sammeln dieser Informationen und einem Eintrag der Dauer der Speicherung der Daten.

2. Identifizierte Datensammlungen

2a) Kundendaten

Um mit ihnen in Kontakt treten zu können, sei es um auf eine Anfrage nach Informationen über unsere Produkte oder Dienstleistungen, eine Bestellung oder einer Zusammenarbeit als Zulieferer oder Lieferant, werden wir die folgenden Daten speichern (wenn angegeben):

1. a) Voller Name und Titel der zugewiesenen Kontaktperson.
2. b) Ihre Rechnung und Lieferadresse.
3. c) Positionen innerhalb der Organisation (wenn anwendbar).
4. d) Ihre Email Adresse.
5. e) Ihre Kontakt-Telefonnummer (wenn angegeben, einschließlich persönlicher Telefon-/Handynummern, privaten Telefonnummern oder anderen Kontaktnummern, wenn bei Kontakt angegeben).
6. f) Historische Details aller Anrufe, Emails und anderer Kommunikationen, die wir mit Ihnen bezüglich unserer Produkte, Dienstleistungen oder anderer Bestellungen geführt haben (gegebenenfalls Sie haben dem nicht widersprochen). Diese werden oft mit einer formellen Referenznummer versehen, einschließlich der Natur der Kommunikation. Das Speichern dieser Daten kann uns dabei helfen, bestimmte Probleme zu lösen und Anfragen zu beantworten, die bei Ihnen auftreten könnten. Unsere Büroverwaltung hat vollen Zugriff auf diese Informationen und wird von ihrem Kontomanager je nach Relevanz mit anderen Mitarbeitern von Ecotile Flooring Ltd. geteilt.
7. g) Wenn Sie durch einen geteilten Kontakt, durch eine Referenz von Dritten mit uns in Kontakt gekommen sind oder auch wenn Sie einen Kunden an uns weitergeleitet haben, werden wir diese Beziehungen in Ihren Kundendaten speichern.
8. h) Rechnungen, Proformas und Angebote mit ihren Informationen werden auf Papier neben ihren digitalen Kundendaten gespeichert. Diese Papierkopien werden an einem sicheren physischen Ort an unserer registrierten Geschäftsadresse archiviert: Unit 15 North Luton Industrial Estate, Sedgwick Road, Luton, LU4 9DT.

Diese Daten werden nur so lange gespeichert, wie es bei den involvierten Unternehmen und anderen Parteien erforderlich ist. Wenn Sie bei uns eine Bestellung abgeben, werden wir Ihre Daten in unserem System so lange speichern, wie Sie bei uns eine Garantie haben. Wenn Sie keine Bestellung bei uns abgeben, werden wir Ihre Daten bis zu 2 Jahre nach ihrer letzten Aktivität oder Kommunikation mit uns speichern. Wir sind davon überzeugt, dass dies ein angebrachter Zeitraum in unserer Branche ist.

2) Kreditkarten Informationen

Im Fall, dass Kreditkarteninformationen und andere finanzielle Informationen während der Bezahlung preisgegeben werden:
a) Kreditkarten Informationen werden nur während der Bezahlung genutzt. Nach dem Abschluss der Bezahlung werden diese Informationen sofort sicher entfernt. Diese Daten werden niemals in Form einer Datei gespeichert. Aus diesem Grund werden Sie bei einer erneuten Bestellung bei uns Ihre Kreditkarten Informationen erneut angeben müssen.

3) Marketing Dienstleistungen

1. a) Wenn Sie der zugewiesene Hauptkontakt in Ihrer Organisation sind, werden wir Ihren Kontakt nutzen, um Sie über Änderungen im Bezug unserer Dienstleistungen, Preise oder anderer Informationen zuzusenden, von denen wir überzeugt sind, dass sie für Sie interessant sind. Dies geschieht innerhalb unserer existierenden Handelsbeziehung. Wir werden die E-Mail-Adressen unserer Kunden nicht dazu nutzen, sie an Dritte weiter zu geben, um Ihnen Marketing Emails zu senden, außer Sie haben uns dazu eine formelle Zustimmung gegeben.
2. b) Wir nutzen MailChimp, um unseren Kunden Emails zu senden, sammeln aber ausschließlich Feedback über deren Einkäufe. MailChimp® ist eine registrierte Handelsmarke der „The Rocket Science Group“ und ist eine automatische Marketing Plattform, welche zum Versenden von Marketing Emails genutzt wird. Um unserer Marketing Mailing List beizutreten werden Sie einen kurzen Double Opt-In Prozess abschließen. Marketing Emails werden zu keiner Person und keinem Unternehmen gesendet, das uns keine explizite Zustimmung dazu gegeben hat.
3. c)  Ecotile Flooring Ltd nutzt Trustpilot um Daten zu verarbeiten. Das Programm hilft uns bei der Sammlung von Feedback von Leuten, die unsere Produkte gekauft haben oder unsere Dienstleistungen genutzt haben.

3a) Telefon Systeme

1. Ecotile Floorings Telefonsystem speichert alle eingehenden und ausgehenden Anrufer IDs und Nummern. Namen und Kontaktinformationen werden nicht vom Telefonsystem gespeichert.
2. Anrufe werden nicht mitgeschnitten und unsere Telefongespräche können von keinem unserer Angestellten oder externen Quellen abgespielt werden.
3. Ihre Telefonnummer wird niemals an andere weitergegeben, außer Sie haben uns dazu Ihre Zustimmung gegeben (oder diese Details werden von einer der Dritten in den unten gelisteten Ausnahmen erfordert).

3b) Anfrage-Formulare auf der Webseite

1. Wenn Sie auf unserer Webseite eine Anfrage ausfüllen, wird diese Anfrage in der Form einer Email direkt an unsere Mailbox für Anfragen weitergeleitet. Von dort werden Ihre Informationen dann unser CRM System betreten und die obigen Bedingungen werden angewendet.

4. Anfragen auf Zugriff auf Nutzerdaten

a) Alle Kunden und Zulieferer haben das Recht, eine Kopie der persönlichen Daten zu erhalten, die in unserem System einen direkten Bezug auf sie hat. Wir müssen diese Anfrage laut dem Gesetz innerhalb von 30 Tagen erfüllen.
b) Sie können eine Anfrage zur Korrigierung oder Entfernung persönlichen Daten machen, welcher wir nachkommen müssen sofern das Gesetz uns nicht dazu zwingt diese Daten in unserem System zu speichern.

5. Backup Daten & Zulieferer

1. a) Keine dieser Informationen werden außerhalb unseres Unternehmens gespeichert. Obwohl diese Informationen von den Dritten in den unten gelisteten Ausnahmen eingesehen werden können, werden ihre Daten nicht kopiert und irgendwo anders außerhalb unserer registrierten Unternehmensadresse gespeichert.

6. Ausnahmen für Dritte

Innerhalb des Kontext gesammelter Daten werden ihre Informationen von den folgenden Parteien für die beschriebenen Zwecke eingesehen bzw. sind für diese sichtbar.

1. Organisationen für Zertifizierungen und Registrierungen, für Audits und Einhaltung von nominierten Standards (ISO, SOX etc.).
2. Gesetzvollstrecker und/oder andere Regierungsorganisationen, zum Zweck der Einhaltung mit relevanten Gesetzen und Anfragen zu Informationen.
3. Von Zeit zu Zeit Management Organisationen, die unserem Unternehmen zugewiesen sind. Einschließlich aber nicht beschränkt auf Buchhaltungsorganisationen, Unternehmensberatungen, Beratungen zu Human Ressources oder Anwälten.
4. Finanzielle Organisationen und Institutionen welche für ihre Kredite zuständig sind und mit Ihnen zum Beispiel wegen einer ausstehenden Zahlung in Kontakt treten müssen. Alle Informationen, die wir der Organisation zur Verfügung stellen und die sie einsehen können stehen unter einer Geheimhaltungsvereinbarung, die wir mit der jeweiligen Organisation geschlossen haben. Diese Daten werden nur zu legitimen kommerziellen Aktivitäten geteilt. Wir teilen und halten nur Informationen, die im Kontext mit unserer Handels- und Geschäftsbeziehung stehen und sind proportional und benötigt zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen die wir gegenüber Ihnen und ihrem Unternehmen haben.

7. Sicherheitseinbrüche in Ihren Daten

1. a) Wir haben auf allen unseren Servern und Datenbanken Sicherheitsmaßnahmen eingesetzt, um Ihre Daten so gut zu schützen wie möglich. Sollte es einen Einbruch in unser System geben, welcher ihre persönlichen Daten betreffen, werden Sie spätestens 72 Stunden nachdem Ecotile Flooring Ltd auf den Einbruch aufmerksam wird davon informiert. Der Einbruch wird sofort an die relevanten Institutionen gemeldet und Sie werden über die folgenden Ergebnisse der Ermittlung informiert.